くだらない会議をなくす時間術~効果的な6つのルール~

今日は会議に関する時間術についてです。



1. 無駄な会議に出席するな

起業家のマーク・キューバン氏が
「小切手を切ってもらえないなら、会議には出席するな」

と言うように、会議は時間の浪費と捉える人は多いです。

無駄な会議をしない。
あるいは会議を効率よく進めることが時間術の1つであることがわかります。



2. くだらない会議が生まれる理由

くだらない会議が生まれてしまう理由を、起業家のケビン・クルーズ氏がいくつか挙げています。

集合や開始が遅れやすい。

「疑わしきは招集せよ」のスタンスが多く、その会議に必要な知識がない人まで呼ばれてしまう。

パーキンソンの凡俗法則で長引く。

会議のせいで個人の時間が細切れになる。

進行が下手な人が会議を仕切ることが多い。


3. 効果的な会議をするための6つのルール

以上を踏まえクルーズ氏は、効果的な会議をするための方法を挙げています。

・事前に議題や意見を確認しておく
(会議が脱線するのを避ける)

・会議の目的を明記する
(当初の会議の目的を見失わない)

・議題は疑問文の形にする
(意見を出やすくしたり、意思決定に集中させるため)

・進行役を明記する
(社交的な人や声が大きい人が仕切る会議が有意義とは限らない)

・参加者を明記する
(参加者は10人以下が望ましい)

・各議題にかかる時間の目安を書いておく
(きちんと現実的な見積もりのもと)


4. まとめ

心理学の研究によると座って会議をするのではなく、
立ったまま会議をすると所要時間が34%短いにもかかわらず、意思決定の質は変わらなかったそうです。

スティーブ・ジョブズやマーク・ザッカーバーグなど著名人も「歩き会議」が多いとのこと。

時間だけかければ良いものが生まれるかというとそうとは限らず、時間当たりの集中力を高める工夫が大切です。

そういう意味では、
会議に目に見えるタイマーを設置したり所要時間を先に確認したりすることは有効そうです。


5. その他の記事

「いつも『時間がない』あなたに」を読んで学んだこと

良著「その科学が成功を決める」の役に立つとこ・要点一覧

幸せになるために有効な3つのこと~心理学の研究より~


6. 参考資料

ケビン・クルーズ『1440分の使い方』パンローリング株式会社、2017年