１. １日のうちメールに費やす時間は？
マッキンゼー国際研究所の調査によると、
デスクワーカーは１日あたり平均２.６時間をメールの読み書きに費やしているそうです。
１日８時間労働として、労働時間のおよそ３３％に相当します。
まあ、残業をしている人も多いので一概には言えませんが。
いずれにせよ、
メールの処理を手際よくすることは時間術において重要そうです。
２. メールの処理７原則
起業家のケビン・クルーズ氏は、メールで自分時間を振り回されないための７つの方法を挙げています。
・不要なメルマガの解除
→あるいはまとめて１度にチェックする
・メールの通知をオフにする
→本来メールは急ぎの用件をやりとりするものではない。
・３２１０方式
→メールチェックは１日「３」回まで。
→１回のチェック時間は「２１」分間。
→１回のチェックで処理すべきメールを「０」にする。
・メールを開いたときはすぐに４つＤのいずれかをする
→今やる(Do)、人に任せる(Delegate)、あとでやる(Defer)、削除(Delete)
・本当に送るべきか？考える
→「送るべきか？」と頭で考えるだけでメール送信量は５４％減る。
・タイトルにすべきことを書く
→一見して内容がわかりやすい。
・本文は短く簡潔に
→５行以下が望ましい。
３. たまったメールを一瞬で片付ける方法
メールにせよ書類にせよ、放っておくとあっという間にたまって嫌になるものです。
クルーズ氏は、たまったメールを一瞬で片付ける方法も挙げてます。
①「古いメールフォルダ」を作成する
②そこにたまったメールを全部入れる
③これで完了。すっきり。
「フォルダに移しただけで何も解決してないじゃん！」
と思うかもしれません。
しかしながらこの方法は一理あって、
メールにせよ書類にせよ、必要じゃないから見る機会もないし処理も後回しになるのです。
そういう「大して重要じゃない事務処理」はさっとまとめてしまって、
すっきりしたメールフォルダやデスクで明瞭に仕事をするほうがパフォーマンスが上がります。
たまった事務作業に何時間もかけないで、箱なりフォルダなりにがばっと移してもっと生産的なことをする。
それが時間術においては重要だったりします。
４. まとめ
メールのチェックは朝・昼・夕方など１にち３回程度にしましょう。
１回の処理は２１分にするなど時間を区切って短期集中。
メールの文章は５～３行くらいの簡潔さを大切に。
それでも仕事がたまるなら、がばっと箱やフォルダに移してしまいましょう。
５. その他の記事
６. 参考資料
ケビン・クルーズ『1440分の使い方』パンローリング株式会社、2017年