【時間術】たまったメールや書類を一瞬で片付ける方法




1. 1日のうちメールに費やす時間は?

マッキンゼー国際研究所の調査によると、
デスクワーカーは1日あたり平均2.6時間をメールの読み書きに費やしているそうです。

1日8時間労働として、労働時間のおよそ33%に相当します。
まあ、残業をしている人も多いので一概には言えませんが。

いずれにせよ、
メールの処理を手際よくすることは時間術において重要そうです。


2. メールの処理7原則

起業家のケビン・クルーズ氏は、メールで自分時間を振り回されないための7つの方法を挙げています。

・不要なメルマガの解除
→あるいはまとめて1度にチェックする

・メールの通知をオフにする
→本来メールは急ぎの用件をやりとりするものではない。

・3210方式
→メールチェックは1日「3」回まで。
→1回のチェック時間は「21」分間。
→1回のチェックで処理すべきメールを「0」にする。

・メールを開いたときはすぐに4つDのいずれかをする
→今やる(Do)、人に任せる(Delegate)、あとでやる(Defer)、削除(Delete)

・本当に送るべきか?考える
→「送るべきか?」と頭で考えるだけでメール送信量は54%減る。

・タイトルにすべきことを書く
→一見して内容がわかりやすい。

・本文は短く簡潔に
→5行以下が望ましい。


3. たまったメールを一瞬で片付ける方法

メールにせよ書類にせよ、放っておくとあっという間にたまって嫌になるものです。

クルーズ氏は、たまったメールを一瞬で片付ける方法も挙げてます。

①「古いメールフォルダ」を作成する
②そこにたまったメールを全部入れる
③これで完了。すっきり。

「フォルダに移しただけで何も解決してないじゃん!」
と思うかもしれません。

しかしながらこの方法は一理あって、
メールにせよ書類にせよ、必要じゃないから見る機会もないし処理も後回しになるのです。

そういう「大して重要じゃない事務処理」はさっとまとめてしまって、
すっきりしたメールフォルダやデスクで明瞭に仕事をするほうがパフォーマンスが上がります。

たまった事務作業に何時間もかけないで、箱なりフォルダなりにがばっと移してもっと生産的なことをする。

それが時間術においては重要だったりします。


4. まとめ

メールのチェックは朝・昼・夕方など1にち3回程度にしましょう。

1回の処理は21分にするなど時間を区切って短期集中。

メールの文章は5~3行くらいの簡潔さを大切に。

それでも仕事がたまるなら、がばっと箱やフォルダに移してしまいましょう。


5. その他の記事

パーキンソンの凡俗法則とは?

「いつも『時間がない』あなたに」を読んで学んだこと

「美貌格差 生まれつき不平等の経済学」を読んで学んだこと


6. 参考資料

ケビン・クルーズ『1440分の使い方』パンローリング株式会社、2017年