３カ月先の予定は組まない
手帳は予定をパンパンに入れるためのものではなくて、ゆとりのある時間を作るためのものです。
手帳でスケジューリングをするポイントは、
- ３カ月先の予定は組まない。
- １週間に１日、少なくとも半日、何も予定がない日を設ける。
の２点です。
「何をしないか」を積極的に決める
巷でよく言われることですが、
「手帳にスケジュールがいっぱい入っている人はむしろスケジューリングが下手」
というのがあります。
本当に時間管理が上手い人は、手帳に空欄を作るものです。
人生を豊かに生きるためには、ゆとりがあって自由な時間が必要です。
ゆとりを作るためには、「何をするか」ではなく「何をしないか」を積極的に決める必要が出てきます。
目安として、３カ月先の予定を組むのはやめます。
先の予定を組み過ぎると、見動きが取れなくなることがあります。
３カ月前は大丈夫と思って取引先と約束したけれど、いざ日程が近づいてくると、子供の授業参観が入っていた。なんてことも。
長期的な予定を組み過ぎることは、他人の予定の奴隷になってしまう可能性があります。
１週間のうち、１日あるいは半日は予定がない日を設けるようにします。
１日ゆとりがあると、残り６日の間に何か不測の事態が起きても対応しやすいからです。
これは仕事でもプライベートでも両方に言えることです。
ゆとりのある時間はトラブルにも強い
ゆとりのある時間はトラブルにも強いですし、心も穏やかです。
ゆとりのあるスケジューリングに役立つポイントを補足します。
- 余裕を持って行動する
- 所要時間が不確定な事を先に処理する
- 結果が不確実な作業を先に処理する
- 予備を作っておく
まとめ
手帳に分刻みの予定を入れる必要はありません。
人生を豊かに生きるためには、ゆとりのある自由な時間が必要だからです。
スケジュールがパンパンなのは、他人の予定や他人の都合の奴隷になっているのと同じことです。
秘書を雇えない、予定の奴隷になるのはやめましょう。
３カ月先の予定は空けておきます。
１週間に関しても、１日は予定を空けておきます。
不確実な予定はできるだけ作業内容や所要時間を明確にし、先にぱっと処理ます。
このとき、不確実や予定だからといってダラダラ続けてはいけません。
何でも完璧を求めるのではなく、７～８割のとりあえず終わったくらいで次に移る方が効率的です。
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参考資料
野口悠紀『「超」手帳法』講談社、2006年