仕事の効率化は大切です。
仕事を効率化することで、サービス残業や休日出勤を避けることができます。
※不可抗力的にサービス残業・休日出勤があるブラック企業は別です。
そういう会社では「自分の効率が悪い」と考えるのはやめましょう。
鬱になってからでは遅いので。
仕事を効率良く進めるために最も大切なことは自分の時間を確保することです。
「自分の時間」とは遊び時間のことではありません。
「自分の時間」とは自分で仕事の内容や時間配分を決められる時間のことです。
何を・どのような手順で・いつするのか。
これらを自分で決めることができれば時間を有効活用できます。
反対にこれらを他人に決められるとあなたは他人の都合で動かなければいけなくなります。
仕事を最も効率良く進める方法は自分の時間を確保し、
集中して主体的に仕事を進めること。
そのためのテクニックを今日は見ていきましょう。
業種により電話対応は大きく異なりますので一概には言えませんが、
基本的に電話は午後３時前後にかけるのがベストです。
もちろん相手が「○○時に電話して」と指定がある場合は別です。
一方で仕事では何時にかけても特に問題ないような類いの電話があります。
そういう電話は３時前後にかけます。
なぜなら電話は常に相手が出ないリスクがあるからです。
そして折り返しかかってきた電話はあなたの都合に関係なく、あなたの時間を奪います。
相手が仕事相手ならまだいいでしょう。
しかしもし相手が顧客だったら？
相手がお客さんの場合、相手も日中は仕事をしています。
そうなるとあなたに電話するのは休憩の合間ということになります。
電話は午前中にかけてしまうと折り返しの電話が昼ごろにかかってきてしまい、あなたの休憩時間を奪ってしまいます。
夕方５時以降にかける場合も同様です。
その時間に電話出ない場合、さらに遅い時間に折り返しがかかってくるリスクがあります。
そうなるとあなたは定時で帰れない可能性も出てきます。
電話は１，２時間後に折り返しがかかってきても差しつかえない時間にかけるのが理想です。
日頃残業がある人は、たまに残業がない日についつい会社に居残ってしまいがちです。
用事もなく会社に居残れば、仕事を任せられるのが関の山です。
仕事がひと段落したらさっさと帰る。
居残れば居残るほど、あなたが帰れなくなるリスクは高くなります。
社外のミーティングや顧客先への訪問。
何かの予定を決める場合は基本は相手を尊重すべきですが、
まっさらな状況で相手の予定を聞いてはいけません。
「○○日か○○日の○○時頃などいかがでしょうか？」
必ず日程はこちらから２，３こ程度提案します。
そうやってあなたの都合の良いスケジューリングをするのです。
「○○日でお願いします」と決め打ちで提案しては感じが良くないですが、
「～はいかがでしょうか？」と柔らかく提案するぶんは相手も助かります。
誰しも白紙の状態で何かを決めるのは面倒なものです。
いくつか選択肢があってそこから選ぶのが楽です。
あなたにとって都合の良いAという日程とBという日程を提案します。
あなたはどちらでも都合が良いです。
でも相手はAかBか最終的に自分が決めたことであなたの都合であるにも関わらず悪い気はしないのです。
電話を受けたときや、伝言を頼まれたとき。
誰かに何かを説明するとき。
仕事においてメモをとる機会は度々あります。
メモはあくまでメモです。「メモの下書き」と「メモの清書」をしていると時間を無駄に奪われます。
よくありがちなのがメモをとるときはザーッと極端に乱雑に書いて、あとで丁寧に書き直して伝言なり情報整理なりするパターンです。
大多数の人はメモをとることは本業ではありません。
メモはそれなりの字でそれなりの文章量でいいのです。
そのためには、それなりの速さでそれなりの字が書けるよう日常から意識します。
メモは丁寧すぎても効率が悪いし、速く雑過ぎても後で書き直すはめになります。
メモは日付や金額、名前、電話番号、住所など数字や固有名詞的な情報がきちんとわかればそれでいいのです。
別に起承転結がまとまった作文である必要はありません。
環境も大切です。
電話の近くにペンとメモ帳を置いておきましょう。
他の人に渡すと差しつかえがある紙の裏ではなく、人に渡して問題ない紙です。
メモ帳は片手で書けるよう、固定しておきましょう。