エクセルで知っておくと作業がはかどる機能をまとめます。
データベースの原則
エクセルは表計算ソフトです。
つまり「表を作って」「計算処理」をすることが得意なソフトなわけです。
エクセルの力を発揮するためには、計算しやすい表を作ることです。
エクセルには以下に紹介するようないろんな機能がありますが、いずれも正しく表を作ることでその力を発揮します。
表を作るとときのポイントを以下の記事にまとめてあります。
もっと詳しく：【Excel】表を作るときのルール
関数
エクセルのスキルを上達しようと思ったら、まず思いつくのは関数の存在でしょう。
基本的に関数は種類がとっても多いので、自分がよく使う関数から覚えた方がいいです。
また、関数の書き方を片っぱしから覚えるよりも、「こういうときは○○なことをしてくれる関数ってないかなあ」とググれる発想の方が実務では役に立ちます。
例えば単純な合計ならSUM。でも項目別に合計したいときはSUMIF。
SUMしか知らないときに「エクセル 合計 項目別」と検索できるかどうか。
関数は種類が多いので、知識よりも調べる行動力のほうが大切です。
フィルター
エクセルで重宝する機能の１つがフィルター機能。
鈴木 男
佐藤 女
山田 女
田中 男
山口 男
といった表があるとします。
この中で男だけの一覧を作りたい。
こういうときにフィルターは役に立ちます。
表の一番上の行を選択した状態で、「データ」タブの「フィルター」をクリック。
すると表の各項目に「▼」が表示されると思います。
この「▼」をクリックすると、いろんな条件で表を抽出できるようになります。
エクセルのとっても便利な機能。
条件付き書式
例えば表があって、「男性」という字は青、「女性」という字は赤で表示したいと思います。
こんなとき、手動でやってもいいですが条件付き書式を使うと楽です。
条件付き書式とは文字通り、ある条件を満たした場合に自動で書式を決めてくれるエクセルの機能です。
「ホーム」タブの「条件付き書式」→「新しいルール」で条件を作っていきましょう。
マクロ
動作を記憶させて作業を自動化させるエクセルの機能がマクロです。
エクセルの一番左上をクリック、「Excelのオプション」→「基本設定」→「開発タブをリボンに表示する」をチェック。
すると開発タブが出てきます。
「開発タブ」→「マクロの記録」を押して、「OK」を押して、好きな作業を行ってから「記録終了」を押します。
「マクロ」を押して、「実行」を押すと先ほど行った作業が再現されます。