パソコンを使う上で多くの人が触れる機会があるExcel(エクセル)。
エクセルは表を作り、そこに値を入れ、いろいろな計算をするソフトです。
エクセルにはいろいろな機能があり、上手く使うと業務を効率化できて非常に便利なソフトです。
一方で、エクセルは慣れないとその機能がよくわからないことも多い。
エクセルをワードなどの文章ソフトと同じような「文字を打つソフト」という感覚で使っていると損をする場合も。
今日はエクセルで表を作る際に気をつけておくことをとりあげます。
エクセルは作った表を使って関数で計算したり、VBAで処理をしたりします。
これらエクセルの機能が働きやすいような表を作ることがエクセルを上手に使う前提となります。
補足記事：エクセルのVBAとは？ マクロとは？
ではどのような表が望ましでしょう？
エクセルにはアルファベットで表示された列と数字で表示された行がありますね。
列と行にそれぞれ項目があるのが表の基本です。
りんご みかん ばなな
山田 ２ ３ １
鈴木 ４ １ ３
佐藤 ０ ３ １
田中 ３ １ １
合計 ９ ８ ６
こんな感じです。
表を作るときは、全てが空欄の、列や行がないようにします。
りんご みかん ばなな
山田 ２ ３ １
鈴木 ４ １ ３
田中 ３ １ １
合計 ９ ５ ５
こういうのとか、
りんご ばなな
山田 ２ １
鈴木 ４ ３
佐藤 ０ １
田中 ３ １
合計 ９ ６
こういうのは避けましょう。
表のデータが途中でぷっつり途切れるような作り方は、あとで計算処理をするときにいろいろ面倒だからです。
ちなみに
りんご みかん ばなな
山田 ２ ３ １
鈴木 ４ ３
佐藤 ０ ３
田中 ３ １ １
合計 ９ ７ ５
このような、一つの項目だけ抜けてるのはセーフ。
行単位、あるいは列単位ですっぽり抜けるのを避けましょう。
エクセルはセルに文字を打っているときに、Alt + Enterで改行ができます。
しかしデータ処理をしやすい表を作るなら、セル内は改行しないほうがいいです。
一つのセルには１行のデータを入力します。
どうしても長いデータになってしまうなら表の形式を考えなおしましょう。
あるいは、改行するのではなくて
「セルの書式設定」の「配置」で「折り返して全体を表示する」にチェックを入れて対応しましょう。
これもエクセルの表の原則で、
１つのセルには１つデータを入力したほうがいいです。
１つのデータとは、先ほどの例でいくと
りんご みかん ばなな
山田 ２ ３ １
鈴木 ４ １ ３
佐藤 ０ ３ １
田中 ３ １ １
合計 ９ ８ ６
といった感じのことで、これを
りんごとメロン みかん ばなな
山田 ２、３ ３ １
鈴木 ４、１ １ ３
佐藤 ０、１ ３ １
田中 ３、２ １ １
合計 ９、７ ８ ６
のような形にはしないようにしましょう。
同じデータは入力方法を統一しましょう。
例えば「山田太郎」なのか「山田 太郎」なのか。
入力の規則を統一することで、あとからのデータの処理が楽になります。
きれいな表を作っておくと、あとが楽です。
ここでいう「きれい」とは装飾が綺麗という意味ではなく、「データの処理がしやすい」ということです。
エクセルの処理に適した表というものは、見る人が見るとわかります。
はじめはピンとこないかもしれませんが、慣れです。
エクセルで表を作るときは、
上記のようなルールを気にしてみることをおすすめします。
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