より良い仕事や生活のためにToDoリストを活用している人は多いと思います。
しかしながらいざ導入してみるとそのToDoリスト自体がうまく機能しないことも少なくないでしょう。
今日はToDoリストの改善や工夫についてです。
仕事にせよプライベートにせよ、「しなければならないこと」を手帳やメモ帳にリストアップする人は多いと思います。
いわゆるToDoリストですね。
することを管理したりうっかり忘れを防ぐのに便利なToDoリストですが、
ToDoリストにあげた項目の４１％は先延ばしにされ結局処理されることはないと言われています。
書くことで安心することが、裏目に出ているわけです。
私達がすることをリストアップするとき、単純な箇条書きではその項目は一生達成されることのないまま放置される可能性があります。
ToDoリストを達成するコツは、時間軸に入れ込んでいくことです。
つまりいつ取り組むのか、具体的な日時を組むということです。
時間というものは過去から未来へ一方向へ流れます。
反対に進むこともなければ２種類の時間が異なるスピードで同時並行で流れることもありません。
この時間の流れにToDoリストを入れ込んでいきます。
「内容」と「日時」をセットで常に組むのです。
単なる「リストアップ」で終わるのではなく「スケジューリング」をするのです。
ToDoリストによるリストアップではなく、
日時まで決める「スケジューリング」は目標の達成率を向上させます。
その一方で、
スケジューリングは日々のストレスの軽減にもつながります。
単なるToDoリストはストレスのもとです。
手帳やメモ帳にToDoリストが山のようにあると(だいたいToDoリストは遅かれ早かれ膨大な量になります。先述の通り未達成の項目が溜まっていくからです)ストレスの原因になります。
「あれはいつまでにやらないといけないんだっけ」
「今は他にすべきことはなんだったっけ」
ToDoリストは今しないといけない項目と明日までにすれば間に合う項目が混在してしまいます。
そうやって「まだ終わっていない何か」があると常に気にしないといけません。
これはストレスです。人はまだ途中のことが無意識に気になるものです。
補足ページ：ツァイガルニク効果とは？
スケジューリングをするこで、
・自分は今なにをすべきなのか
・今は何をしなくていいのか
が明白になります。
今すべきこととしなくていいことが明白になると、目の前の物事に集中できます。「何かをしないと」といった漠然とした不安やストレスから解放されます。
スケジューリングは「今はこれをすればいい」という安心感とシンプルさから、認知的な負担を軽減してくれます。
スケジューリングをする場合、いくつかのポイントがあります。
・取り組む項目の所要時間を決め、しっかり時間を区切る。
・時間をきつきつにせず、余裕を持つ。
・予定が変更されるときは、別の時間と入れ替えたりずらしたりする。
無理やり詰め込んだりしない。
上記のことを総合すると、
スケジューリングの際は時間を区切り、時間をブロックのように組み合わせる感覚が必要です。
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【効率化】自分の時間を確保する仕事術
【参考文献】
ケビン・クルーズ『1440分の使い方』パンローリング株式会社、2017年